ERPの意味とは？その意味を再確認し、ERPの主な機能と導入時の注意点をご紹介

企業経営に関わる多様な情報を扱う「ERP」システムは、社内の状況や業務を把握し、的確な経営判断を下すために不可欠です。

従来の業務システムとERPにはどのような違いがあり、どのような活用メリットをもたらすのでしょうか。

本コラムでは、ERPの概要やメリット、主な機能、注意点、導入手順などを解説します。

ぜひご一読ください。

はじめに、ERPの概要について解説します。

ERPとは、「Enterprise Resources Planning（企業資源計画）」の略です。企業資源とは、ビジネスを営むうえでの原資、いわゆる「ヒト・モノ・カネ」のことを指します。

近年では、商品の開発やマーケティングなどの成否に、保有している情報の質と量が大きく関わるようになったため、「情報」も企業資源の1つとして数えられるようになりました。

こうした企業資源を無駄なく有効活用して、売上や利益などを最大化する計画を立てる作業をERPと呼びます。

ERPの本来の意味は、経営者による企業経営上の作業のことを指しており、システムの名称ではありません。

効果的なERPを実施するには、企業内外での業務の動きを正確かつリアルタイムで知る必要があります。事業を成功させる戦略立案や意思決定を下すうえで、「敵を知り、己を知れば百戦危うからず」というのは時代を超えた真理です。

ただし、各部署から業務情報を上げてもらい、それを人手で集計・統合したのでは、正確かつリアルタイムで知るという理想の情報収集からはほど遠い状態です。

そこで戦略立案や意思決定の際に参照する情報を収集・分析するために利用されるのが、企業資源を扱う基幹情報システムとしてのERPです。

経営者の作業であるERPは、システムのERPがなければ成立しないといえます。このため、いつからかERPといえば情報システムの方を指すようになりました。

では、ERPはどのようにして名づけられたのでしょうか。ERPは、生産管理用語である「MRP」から派生した言葉とされています。

MRPは「Material Requirements Planning（資材所要量計画）」の略で、「必要な資材を」「必要なときに」「必要なだけ」購入・製造するための生産管理の考え方を指します。

MRPでは生産に必要な資材が対象ですが、ERPでは「ヒト・モノ・カネ・情報」といった企業リソース全体が対象です。つまり、MRPを企業経営全体の資源要素にまで拡大した考え方がERPといえるでしょう。

業務の状況を知りたいのならば、従来から各部署で使っている業務システムでも十分ではないかという疑問が湧くかもしれません。確かに個々の部署内の業務状況は従来システムでも知ることができます。

しかし、そこから得られた情報では、その部署だけに特化（部分最適化）した戦略立案や意思決定しか行えません。

ERPの目的は、企業全体での効果を最大化する企業資源の配置・活用を考えることにあります。場合によっては、企業全体の利益のために、特定の部署には戦略的に泣いてもらう必要もあります。

このような全体最適化に向けて活用できる情報を収集・分析することがERPの存在意義です。

各部署で使っている業務システムを上手に連携できれば、企業全体の業務の動きを俯瞰できるかもしれません。

しかし、個別のシステムは仕様や構造、データの形式が部署の業務に最適化されているため、データの連携は容易ではありません。

このため、ビジネスの基幹となる業務を統合して、扱う情報を一元管理できるERPが必要です。

ERPを導入することで得られるメリットとして、おもに以下の7つが挙げられます。

「企業全体の業務を俯瞰した企業資源の可視化」により、各部署に分散していた業務データを一元管理できます。

これにより、企業内で起きていることをリアルタイムで把握し、特定の部署だけの利益にとらわれない判断をタイムリーに下せるようになります。

ビジネストレンド、商品のニーズや市況が目まぐるしく変化する現在は、状況に応じて素早く対処できるか否かで、ビジネスの成果が大きく左右されます。

ERPを活用すれば、精度の高い意思決定を迅速に下すことが可能です。

様々な業務を処理する機能が1つのシステムに集約できます。

この実現により、業務間でのデータの引き渡しが円滑になり、業務の効率向上が実現します。

各業務で同じ内容のデータを何度も入力する必要もありません。加えて、複数業務を結び付けて処理プロセスを自動化することも可能です。

ERPのパッケージには、財務会計、生産管理、販売管理、購買管理、在庫管理、人事管理など、基本的な業務機能が統合されています。これらの業務間でデジタルデータの連携が実現できれば、社内業務の効率を劇的に高めることができます。

その他の専門的な業務も搭載されたパッケージもあり、効率向上の範囲をさらに広げることも可能です。

企業情報のデジタル化とシステムのインターネット接続が広がった結果、機密データの社外持ち出しによる不祥事やサイバー攻撃による情報漏えいが頻繁に起きるようになりました。

こうした事態を避けるには、データ管理体制の強化が欠かせません。ERPによってデータを一元管理すれば、社内の情報の動きを迅速に把握し、内部統制の徹底とアクセス権限設定などによるセキュリティ対策がしやすくなります。

ERPによって、部署をまたがる多種多様なデータを相互に紐付けて管理できます。

そこに蓄積された膨大なデータは、加工や解析によって価値ある情報を抽出しやすい構造化したビッグデータとなります。

このため、多角的な視点から、それまで気付かなかったような新たなビジネスの創出や業務効率の向上につながるヒントを容易に得られます。

各部署に分散していたシステムを1つに統合することで、システム運用の作業効率化と負荷軽減につながります。

人手の少ない中小企業では、システム運用業務は本業を圧迫するほどの負担となります。大企業でも、システムの大規模化と複雑化によって運用自体に大量のリソースを割く必要があります。

ERPならば、こうしたシステム運用の無駄を最小化できます。

ERPを導入することで、業界のベストプラクティスを自社に取り入れることも可能です。

ERPの提供事業者は、さまざまな事業会社との取引を通じて、各業界において優れた水準となる手法や考え方などのノウハウを蓄積しています。

したがって、ERPを導入することで業界における高収益を実現している企業の模範的な業務プロセス水準を自社に反映できます。さらに、業界のベストプラクティスを理解することで、現状の業務プロセスに対する改善の余地も見つかるはずです。

ERPでは、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）、RPA（ロボットによる業務自動化システム）、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールなどの他システムとの連携も可能です。

ERPと他システムを連携することで、データを起点とした業務効率化や経営判断の迅速化につながり、「データトリブン経営」の実現により一層貢献できるでしょう。