購買業務とは？ 購買業務の流れと抱える課題。そして解決方法をご紹介

購買とは、企業の利益に直結する重要な業務です。

今回のコラムでは、購買業務の流れや抱える課題。そして、購買業務における課題に対する解決方法ついて、分かり易くご紹介します。

購買は文字通り、生産に必要な原材料や部品などの資材を買い入れることを意味します。

特に製造業では、製品を生産するためには原材料や部品が欠かせません。生産計画に沿って、必要な量の資材を、必要なタイミングで供給できるよう、仕入先から買い入れておくのが購買です。

もし購買が適切になされなければ、製品を製造することはできません。生産に必要な直接材の購買のみならず、備品や消耗品などの間接材を購入も、それに該当します。直接材の購買と区別して、後者のことを間接材購買と呼ぶこともあります。

企業の利益は、商品の販売価格と原価の差額で決まります。

したがって、原価を抑えることで、利益率を高めることが可能です。仕入先との価格交渉を通じて、原材料を低価格で仕入れることに成功できれば、企業の利益率が向上します。つまり、購買業務は企業の収益に直結する、重要な業務分野です。

購買と良く似た用語に、「調達」があります。同意語のように使われることもありますが、厳密には大きな違いがあります。その違いを見て行きましょう。

購買は必要なものを購入することを意味します。一方で、調達は、購入のみならず、レンタルやリースで必要なものを用意する行為も含まれます。

加えて、生産計画に従って、人材や設備など生産能力に関連するものを用意することも調達と呼ぶことがあります。購買も調達行為の一つですが、調達の方がより幅の広い概念といえます。

一般的な購買業務は、以下のように進みます。

製品を生産するために、どのような素材や部品がどのくらいの量必要なのかを決めるのが、購買計画の策定です。

この計画をしっかりと策定しなくては、企業が継続的に高い利益を生み出していくことが困難になります。

次に、サプライヤーを選定します。例えば、同じ素材や部品であっても、サプライヤーによって、価格や納期がもちろん異なります。

そして、サプライヤー同士を比較することで、値引きを引き出せるかもしれません。様々な条件を検討し、最適なサプライヤーを選定することが重要です。

素材や部品を提供するサプライヤーが決まれば、次は発注です。各工場や生産ラインがばらばらに発注するよりも、サプライヤーに対して、まとめて注文することでボリュームディスカウントを得られる可能性が高まります。

これを集中購買と呼びます。これは、購買コストの削減のために良く使われる手法です。

注文した資材が届いたら、商品の品質や数を確認します。入荷した素材や部品に不備がないか、あるいは数量に不足がないかを、検収段階でしっかり確認することが必要です。

入荷・検収が完了した後、サプライヤーからの請求内容を確認し、支払いを行います。発注情報や検収結果、請求書の内容を突合することで、数量や金額の誤りを防ぎ、正確な支払いを実現します。

支払い条件や期限を適切に管理することは、キャッシュフローの健全化だけでなく、サプライヤーとの信頼関係を維持する上でも重要です。

入荷し、検収を済ませた原材料や商品は、在庫として倉庫に保管します。原材料や商品の中には、温度や湿度、または振動などに気を付けて管理する必要があります。

予期せぬ事態を避けるため、つい余分な在庫を抱えてしまいがちですが、在庫の保管には費用が発生します。もし利用する前に、原材料や商品が劣化していると、その購入と在庫の費用は無駄になります。

そのため、過剰な在庫を抱えることがないように、発注量を管理し、そして在庫の状況を適切に把握することが購買業務の重要な要素です。

適切な購買業務により、コストを削減し、円滑な生産を実現できます。

一方で、購買業務が上手くいかないと、無駄な作業が発生したり、過剰な在庫を抱えたりすることになります。

これらの要因はさまざまですが、その代表的な例を見て行きましょう。

誰が何を購入したのかという情報が適切に共有されていない場合、各生産ラインの担当者が個別に必要な物品を発注することになります。その結果、同じ物品を重複して購入してしまったり、不要な在庫を抱えてしまったりする恐れがあります。さらに、担当者任せの購買は、内部不正の温床となる可能性があります。

発注先の情報が十分に管理されていないと、最適な価格での購買ができないケースが発生します。発注先から提供される最新情報や、期間限定の割引・特典などを把握できず、本来受けられるはずのメリットを逃してしまうことがあります。

ITツールの活用が進まず、手作業による処理が中心となっている場合、処理ミスや誤発注が発生しやすくなります。このような環境では、業務の効率化や標準化が進まず、安定した購買業務の遂行が困難になります。

こういった課題を解決するためにはどうしたらよいのか、次のセクションでみていきましょう。

先ほど挙げたような課題を解決し、購買業務の効率化を実現するためには、ITソリューションを活用することが有効です。

例えば、見積もりや発注といった煩雑な業務をデジタル化する。加えて、誰が、どこで何を購入したのかといった履歴を追跡できる仕組みを導入することで、購買業務の効率化やコンプライアンスの強化を実現できます。そして、過去の購買データから、必要な在庫量を把握でき、過剰な在庫を抱えることが無くなり、大きなコスト削減を実現できます。

具体的には、NTTデータ グローバルソリューションズでは、間接材在庫の最適化を図るソリューション「verusen」を提供しています。本ソリューションは、AIを活用して在庫の最適化を実現します。

このようなソリューションを活用し、購買業務の課題を解決し、最適化を図りませんか。